Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları
Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları
Küreselleşen dünyada yabancı sermayeli şirketlerin sayısı ile doğru orantılı olarak, yurtdışında yerleşik yabancıların dahil olduğu yönetim kurullarının sayısı da her geçen gün artmaktadır. Küreselleşmenin yanında, ulaşım imkanlarının gelişmesiyle dünyanın daha küçük bir yer haline gelmesi ve salgın hastalıkların artması gibi sebeplerle yönetim kurullarının fiziki olarak toplanmasını zorlaştırmıştır.
Öte yandan yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu toplantılarına aslen katılımı zorunludur. Yönetim kurulu toplantılarında vekil aracılığıyla temsil hukuken mümkün değildir. Hukuki zorunluluklar ve değişen şartlar, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan ve aynı zamanda gizlilik ihtiyacını da karşılayabilen alternatif çözümler geliştirilmesine duyulan ihtiyacı artırmıştır. Teknolojideki gelişmeler ve yasal zeminin oluşması, şirketlere fiziken toplanmadan yönetim kurulu toplantılarının yapılması ve yönetim kurulu kararlarının alınması imkanı sağlamaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesinde yönetim kurulu kararlarının fiziki katılım olmaksızın dolaştırma usulü ile alınmasına imkan sağlamaktaysa da bu yöntem elektronik kurulun sağladığı hız ve güvenliği sağlayamadığı gibi özel nisaba ve şartlara tabidir.
- Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısı’nın Hukuki Dayanağı
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 1547’inci maddesinde yer alan düzenleme ile elektronik ortamda gerçekleştirilecek yönetim kurulu toplantıları yasal dayanağa kavuşmuştur. TTK’nın ilgili maddesine dayanılarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebli (“Tebliğ”) ile elektronik ortamda yapılacak yönetim kurullarına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.
TTK’nın 1527’inci maddesine göre, yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Şirketlerin elektronik ortamda yönetim kurulu toplantıları gerçekleştirebilmeleri için;
- Şirketlerin, elektronik ortamda toplantılara katılınmasına ve oy kullanılmasına ilişkin Tebliğ’de yer hükme esas sözleşmelerinde yer vermeleri,
- Şirketin elektronik toplantılara katılmaya imkan sağlayan internet sitesinin bulunması
- Katılımcıların güvenli elektronik imza veya mobil imzaya sahip olması
- Elektronik ortamda toplantı alt yapısının bulunması
gerekmektedir.
TTK elektronik ortamda yapılan yönetim kurulu toplantılarının ve alınan karaların geçerli olabilmesi için esas sözleşmede hüküm bulunmasını aramaktaysa da, tüm dünyayı etkisi altına alan COVID-19 salgınının yayılmasını önlenme tedbirleri kapsamında Ticaret Bakanlığı tarafından 20.03.2020 tarihinde yapılan duyuru ile bazı istisnalar getirilmiştir. Bu istisnalar kapsamında, şirket esas sözleşmesinde hüküm bulunmasa bile, gerekli esas sözleşme değişikliği ilk genel kurulda yapılmak koşuluyla, elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasının ve karar alınmasının mümkün olduğu belirtilmiştir.
- Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu/Müdürler Kurulu Toplantısı Gerçekleştirebilecek Şirketler Hangileridir?
Halka açık olup olmadığına bakılmaksızın anonim şirket yönetim kurulu toplantıları ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantıları elektronik ortamda gerçekleştirilebilir.
Ancak bunlar haricindeki kooperatifler, dernekler ve vakıfların yönetim kurulu kararlarını elektronik ortamda almalarını sağlayacak yasal zemin henüz oluşturulamamıştır.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ile sadece yönetim kurulunun değil, kurumsal yönetim ilkeleri çerçevesinde yönetim kurulu bünyesinde kurulan, Denetimden Sorumlu Komite, Riskin Erken Saptanması Komitesi, Kurumsal Yönetim Komitesi ve Aday Gösterme Komitesi gibi komitelerin de elektronik ortamda karar alması sağlanabilir.
- Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’nin Kuruluşu, İşleyişi ve Sağladığı İmkanlar
Elektronik yönetim kurulu toplantılarının gerçekleştirilebilmesi için öncelikle elektronik toplantı alt yapısının oluşturulması bir zorunluluktur. Mevzuat elektronik toplantı sisteminin, elektronik toplantı hizmeti sağlayacak üçüncü kişilerce veya şirketler tarafından kurmasına imkan tanımaktadır. Ancak kurulacak sistemin, Tebliğ ve TTK hükümlerine uygun olduğunun teknik raporla ispatlanması, bu raporun tescil ve ilan edilmesi gerekmektedir.
Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) sistemi olan Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi (e-YKS) şu anda elektronik yönetim kurulu toplantı hizmeti vermek için mevzuatın aradığı şartları gerçekleştiren tek sistemdir. Kullanımı oldukça kolay ve maliyetleri düşük olan bu sistem MKK tarafından temin edilmektedir.
MKK’nın sağladığı e-YKS sistemi, Şirket bünyesinde bulunması gereken sunuculara-server’lara MKK tarafından kurulmaktadır. Sistemin şirket serverlarına kurulması MKK dahil erişim izni olmayan kimselerin sisteme erişimini engelleyerek veri güvenliğinin arttırmaktadır. Grup şirketlerinden birinin server’ına kurulan e-YKS sisteminden diğer grup şirketlerinin de yararlanması mümkündür. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’nin şirket sunucularına kurulmuş olması, erişimin VPN (virtual private network-sanal özel ağ) üzerinden sağlanmasını zorunlu kılmaktadır. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’ne VPN üzerinden bağlanılması da güvenliği arttıran tedbirlerdendir.
Kurulum aşamasında MKK tarafından Şirket adına sistemi kullanacak kişiye (yönetim kurulu sekreterine) yetki verilecektir. Şirketin yönetim kurulu üyeleri bu kişi tarafından sisteme tanımlanacaktır. Sisteme tanımlanan bu kişiler dışında sisteme erişim söz konusu olmayacaktır. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’ne giriş yapabilmek için kullanıcıların güvenli elektronik imzalarının veya mobil imzalarının bulunması gerekmektedir. Güvenli elektronik imza ve mobil imza ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak ülke genelinde faaliyet gösteren hizmet sağlayıcılardan temin edilebilir.
Toplantılara elektronik ortamda katılma imkan tanıyan Şirketlerin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantılarına ilişkin çağrı yönetim kurulu başkanı/müdürler kurulu başkanına tarafından Tebliğ’de yer alan düzenlemelere uygun olarak gerçekleştirilir ve yönetim kurulu toplantısına ilişkin diğer usulü işlemler gene Tebliğ’e uygun olarak yerine getirilir. Ancak yönetim kurulu ve müdürler kurulunun toplantılara ilişkin çağrı usulü, gündemin belirlenmesi ve bildirilmesi, dokümanların incelemeye açılması gibi konularda yönetim kurulu veya müdürler kurulu kararı alarak düzenleme yapması mümkündür.
Elektronik yönetim kurulu sistemi sadece yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirildiği ve oyların kullanıldığı bir platformdan ibaret olmayıp, toplantı çağrılarının, bu toplantıların gündemlerinin ve ilgili toplantı belgelerinin güvenli olarak paylaşıldığı ve şifreli saklanabildiği, üyelerin anlık olarak bilgi ve belgelere erişebildikleri, imzaya sunulan belgelerin anlık olarak imzalanabildiği, toplantı ve gündeme ait dokümanlar toplantı öncesinde, anında ve sonrasında güncellenebildiği, katılanların oy ve görüşlerini toplantı anında sözlü veya yazılı iletebildiği, isteğe bağlı olarak isteyen şirketlerin yönetim kurulu toplantı sürecinin ve işlemlerinin tümünün tek bir merkezden yapılabilmesine imkan veren bir sistemdir.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ile şirketlerin yönetim kurulu toplantılarının, üyelerin aynı yerleşkede bir araya gelmesine gerek olmadan hukuken geçerli olarak yapılabilmesi, şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu sağlanacaktır. Bunun dışında, şirketlerde ivedi olarak karar alma gerekliliği ortaya çıktığı durumlarda elektronik yönetim kurulu sistemi ile anlık olarak kararlar alınabilecektir.
Ayrıca elektronik yönetim kurulu sisteminin kullanılması kurumsal yönetim kalitesinin artmasına, kurumsal yönetim düzeyimizin yükselmesine ve yabancı yatırımların ilgisinin artmasına önemli katkılar sağlayacaktır.
- Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Tescil
Yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hâllerde TTK’da veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır. Elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının da diğer yönetim kurulu kararları gibi yönetim kurulu karar defterine eklenmesi gerekmektedir. E-YKS sistemi toplantı neticesinde katılanların, oy kullananların, red ve kabul edenlerin gösterildiği elektronik imza sistem çıktısı sunmaktadır. Bazı üyelerin fiziken, bazı üyelerin ise e-YKS üzerinden katıldıkları toplantılarda hem fiziken katılan katılımcıların imzaladığı karar tutanağının hem de elektronik yönetim kurulu sistemi üzerinden katılan katılımcılara ilişkin elektronik imza çıktısının yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması gerekmektedir.
Yönetim kurulu kararlarının noter tarafından tasdiki yönetim kurulu kararlarında bulunan imzaların tasdiki niteliğinde olmadığı sadece yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfasında söz konusu kararın mevcut olduğunun tespit edilmesi niteliğinde olduğundan elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının noter tasdikine ilişkin özellikli bir durum mevcut değildir. Ticaret Odasına tescil edilecek kararların elektronik ortamda alınması durumunda, elektronik yönetim kurulu kararı çıktısında yer alacak barkot üzerinden ticaret sicil müdürlüklerinin yönetim kuruluna elektronik ortamda katılanların verdikleri oyları inceleme ve tespit etme imkanı olacaktır.
Yönetim kurulu kararı bütün üyeler tarafından elektronik ortamda imzalandığı takdirde, e-YKS sistemi üzerinden yönetim kurulu kararlarının merkezi doğrulama sistemine iletilmesi, noter tasdiki yapılmasına gerek kalmaksızın, tescil işlemlerinin yapılabilmesine imkan sağlamaktadır. Aynı şekilde merkezi doğrulama sistemine erişimi olan diğer kurumlara da merkezi doğrulama sistemi üzerinden elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının iletilmesi mümkündür.
- Elektronik Yönetim Kurulunun, TTK 390/4 Uyarınca Dolaştırma Yöntemi Alınan Kararlardan Avantajları
Uygulamada bir çok şirketin elektronik yönetim kurulu sistemine geçmek yerine Türk Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesinde yer alan yönetim kurulu kararlarının fiziki katılım olmaksızın dolaştırma usulü ile alınması imkanına başvurduğu bilinmektedir.
Dolaştırma usulüyle alınacak yönetim kurulu karalarında (i) üyelerden hiç birinin toplantı yapılması isteminde bulunmaması, (ii) aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılması ve (iii) üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayının alınması gerekmektedir. Dolaştırma usulüne ilişkin sayılan koşulların sağlanması geçerlilik koşuludur. Bu koşulların her zaman sağlanamayacak olması elektronik yönetim kurulu sisteminin kullanılmasını bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkarmaktadır. Elektronik yönetim kurulu sisteminde, imzaya açılan bir kararın elektronik ortamda imzalanması ile karar alınabileceği gibi yönetim kurulu toplantıları elektronik ortamda çoklu ses ve görüntü aktarımı ile de gerçekleştirilebilecektir. Elektronik yönetim kurulu sisteminde toplantı yapılmaksızın imzaya açılan kararlar için TTK 390/4’üncü maddede sayılan dolaştırma usulüne ilişkin ilkelere uyulmasının gerekli olduğu kanısında olsak da sistem anlık ve ivedi şekilde yönetim kurulu toplantısının yapılması imkanı sağlayarak dolaştırma usulünün zorunlu tutuğu şartlar aranmaksızın yönetim kurulu kararı alınmasına imkan sağlamaktadır.
Dolaştırma usulünde alınacak bir karara ilişki olarak yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından fiziksel toplantı yapılması talebinde bulunulması durumunda ve/veya dolaştırma usulü ile karar alınmasında aranan nitelikli, üye tam sayısının çoğunluğu nisabının sağlanamadığı durumlarda, elektronik yönetim kurulu sistemi üzerinden üye tam sayısının çoğunluğu ile toplantı yapılıp ve toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile karar alabilir. Nitekim TTK 1527’inci maddede de elektronik yönetim kurulu toplantılarının yapıldığı durumlarda TTK’da veya esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanacağı açıkça belirtilmiştir.
Yani elektronik yönetim kurulu sistemi, şirketlere hem toplantı yapmaksızın elektronik ortamda imzaya açılan belgelerin imzalanması suretiyle dolaştırma usulünde karar alma imkanı hem de dolaştırma usulüne ilişkin fiziki toplantı talebi, nitelikli nisabın sağlanamaması gibi doğabilecek sorunları elektronik toplantı gerçekleştirerek aşma imkanı sunmaktadır.
Yönetim kurulu üyeleri tarafından toplantı talep edilmese veya nitelikli nisabın sağlanmasına ilişkin bir sorun çıkmasa dahi yönetim kurulu kararlarının fiziken dolaştırma yerine elektronik ortamda imzaya açılarak alınmasında şirketler için ciddi yararlar mevcuttur. Örneğin uygulamada bir kararın dolaştırılması aşamasında şirketin gizli bilgilerini içerebilecek kararlar şoförler, sekreterler, lojistik çalışanları gibi bir çok kişinin elinden geçmektedir. Bu durum şirket gizliliğini ihlal ettiği gibi zaman kaybına da yol açmaktadır.
Dolaştırma usulünde imzaların aynı kağıtta bulunmasının şart olmamasından hareketle, kararların üyelere elektronik ortamda gönderilmesi durumunda da şifrelenmemiş elektronik postaların güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması sorunu gündeme gelecektir. Ayrıca onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması gerektiğinden, yönetim kurulu üyelerince imzalanan kararların şirkete gönderilmesi sırasında aynı zaman kaybına ve gizlilik endişelerinin doğması engellenememektedir.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ise fiziki toplantı yapmanın ve karar almanın doğurduğu bütün hukuki sonuçları doğurmasının yanı sıra, yönetim kurulu kararlarının toplantı yapılmaksızın imzaya açılması durumunda da, bilgi ve belgelerin gizli ve şifreli olarak anında yönetim kurulu üyeleri ile paylaşılmasına ve imzaya açılmasına imkan sağlamaktadır.
Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları
Küreselleşen dünyada yabancı sermayeli şirketlerin sayısı ile doğru orantılı olarak, yurtdışında yerleşik yabancıların dahil olduğu yönetim kurullarının sayısı da her geçen gün artmaktadır. Küreselleşmenin yanında, ulaşım imkanlarının gelişmesiyle dünyanın daha küçük bir yer haline gelmesi ve salgın hastalıkların artması gibi sebeplerle yönetim kurullarının fiziki olarak toplanmasını zorlaştırmıştır.
Öte yandan yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu toplantılarına aslen katılımı zorunludur. Yönetim kurulu toplantılarında vekil aracılığıyla temsil hukuken mümkün değildir. Hukuki zorunluluklar ve değişen şartlar, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan ve aynı zamanda gizlilik ihtiyacını da karşılayabilen alternatif çözümler geliştirilmesine duyulan ihtiyacı artırmıştır. Teknolojideki gelişmeler ve yasal zeminin oluşması, şirketlere fiziken toplanmadan yönetim kurulu toplantılarının yapılması ve yönetim kurulu kararlarının alınması imkanı sağlamaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesinde yönetim kurulu kararlarının fiziki katılım olmaksızın dolaştırma usulü ile alınmasına imkan sağlamaktaysa da bu yöntem elektronik kurulun sağladığı hız ve güvenliği sağlayamadığı gibi özel nisaba ve şartlara tabidir.
- Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısı’nın Hukuki Dayanağı
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 1547’inci maddesinde yer alan düzenleme ile elektronik ortamda gerçekleştirilecek yönetim kurulu toplantıları yasal dayanağa kavuşmuştur. TTK’nın ilgili maddesine dayanılarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebli (“Tebliğ”) ile elektronik ortamda yapılacak yönetim kurullarına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.
TTK’nın 1527’inci maddesine göre, yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Şirketlerin elektronik ortamda yönetim kurulu toplantıları gerçekleştirebilmeleri için;
- Şirketlerin, elektronik ortamda toplantılara katılınmasına ve oy kullanılmasına ilişkin Tebliğ’de yer hükme esas sözleşmelerinde yer vermeleri,
- Şirketin elektronik toplantılara katılmaya imkan sağlayan internet sitesinin bulunması
- Katılımcıların güvenli elektronik imza veya mobil imzaya sahip olması
- Elektronik ortamda toplantı alt yapısının bulunması
gerekmektedir.
TTK elektronik ortamda yapılan yönetim kurulu toplantılarının ve alınan karaların geçerli olabilmesi için esas sözleşmede hüküm bulunmasını aramaktaysa da, tüm dünyayı etkisi altına alan COVID-19 salgınının yayılmasını önlenme tedbirleri kapsamında Ticaret Bakanlığı tarafından 20.03.2020 tarihinde yapılan duyuru ile bazı istisnalar getirilmiştir. Bu istisnalar kapsamında, şirket esas sözleşmesinde hüküm bulunmasa bile, gerekli esas sözleşme değişikliği ilk genel kurulda yapılmak koşuluyla, elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasının ve karar alınmasının mümkün olduğu belirtilmiştir.
- Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu/Müdürler Kurulu Toplantısı Gerçekleştirebilecek Şirketler Hangileridir?
Halka açık olup olmadığına bakılmaksızın anonim şirket yönetim kurulu toplantıları ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantıları elektronik ortamda gerçekleştirilebilir.
Ancak bunlar haricindeki kooperatifler, dernekler ve vakıfların yönetim kurulu kararlarını elektronik ortamda almalarını sağlayacak yasal zemin henüz oluşturulamamıştır.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ile sadece yönetim kurulunun değil, kurumsal yönetim ilkeleri çerçevesinde yönetim kurulu bünyesinde kurulan, Denetimden Sorumlu Komite, Riskin Erken Saptanması Komitesi, Kurumsal Yönetim Komitesi ve Aday Gösterme Komitesi gibi komitelerin de elektronik ortamda karar alması sağlanabilir.
- Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’nin Kuruluşu, İşleyişi ve Sağladığı İmkanlar
Elektronik yönetim kurulu toplantılarının gerçekleştirilebilmesi için öncelikle elektronik toplantı alt yapısının oluşturulması bir zorunluluktur. Mevzuat elektronik toplantı sisteminin, elektronik toplantı hizmeti sağlayacak üçüncü kişilerce veya şirketler tarafından kurmasına imkan tanımaktadır. Ancak kurulacak sistemin, Tebliğ ve TTK hükümlerine uygun olduğunun teknik raporla ispatlanması, bu raporun tescil ve ilan edilmesi gerekmektedir.
Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) sistemi olan Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi (e-YKS) şu anda elektronik yönetim kurulu toplantı hizmeti vermek için mevzuatın aradığı şartları gerçekleştiren tek sistemdir. Kullanımı oldukça kolay ve maliyetleri düşük olan bu sistem MKK tarafından temin edilmektedir.
MKK’nın sağladığı e-YKS sistemi, Şirket bünyesinde bulunması gereken sunuculara-server’lara MKK tarafından kurulmaktadır. Sistemin şirket serverlarına kurulması MKK dahil erişim izni olmayan kimselerin sisteme erişimini engelleyerek veri güvenliğinin arttırmaktadır. Grup şirketlerinden birinin server’ına kurulan e-YKS sisteminden diğer grup şirketlerinin de yararlanması mümkündür. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’nin şirket sunucularına kurulmuş olması, erişimin VPN (virtual private network-sanal özel ağ) üzerinden sağlanmasını zorunlu kılmaktadır. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’ne VPN üzerinden bağlanılması da güvenliği arttıran tedbirlerdendir.
Kurulum aşamasında MKK tarafından Şirket adına sistemi kullanacak kişiye (yönetim kurulu sekreterine) yetki verilecektir. Şirketin yönetim kurulu üyeleri bu kişi tarafından sisteme tanımlanacaktır. Sisteme tanımlanan bu kişiler dışında sisteme erişim söz konusu olmayacaktır. Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi’ne giriş yapabilmek için kullanıcıların güvenli elektronik imzalarının veya mobil imzalarının bulunması gerekmektedir. Güvenli elektronik imza ve mobil imza ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak ülke genelinde faaliyet gösteren hizmet sağlayıcılardan temin edilebilir.
Toplantılara elektronik ortamda katılma imkan tanıyan Şirketlerin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantılarına ilişkin çağrı yönetim kurulu başkanı/müdürler kurulu başkanına tarafından Tebliğ’de yer alan düzenlemelere uygun olarak gerçekleştirilir ve yönetim kurulu toplantısına ilişkin diğer usulü işlemler gene Tebliğ’e uygun olarak yerine getirilir. Ancak yönetim kurulu ve müdürler kurulunun toplantılara ilişkin çağrı usulü, gündemin belirlenmesi ve bildirilmesi, dokümanların incelemeye açılması gibi konularda yönetim kurulu veya müdürler kurulu kararı alarak düzenleme yapması mümkündür.
Elektronik yönetim kurulu sistemi sadece yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirildiği ve oyların kullanıldığı bir platformdan ibaret olmayıp, toplantı çağrılarının, bu toplantıların gündemlerinin ve ilgili toplantı belgelerinin güvenli olarak paylaşıldığı ve şifreli saklanabildiği, üyelerin anlık olarak bilgi ve belgelere erişebildikleri, imzaya sunulan belgelerin anlık olarak imzalanabildiği, toplantı ve gündeme ait dokümanlar toplantı öncesinde, anında ve sonrasında güncellenebildiği, katılanların oy ve görüşlerini toplantı anında sözlü veya yazılı iletebildiği, isteğe bağlı olarak isteyen şirketlerin yönetim kurulu toplantı sürecinin ve işlemlerinin tümünün tek bir merkezden yapılabilmesine imkan veren bir sistemdir.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ile şirketlerin yönetim kurulu toplantılarının, üyelerin aynı yerleşkede bir araya gelmesine gerek olmadan hukuken geçerli olarak yapılabilmesi, şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu sağlanacaktır. Bunun dışında, şirketlerde ivedi olarak karar alma gerekliliği ortaya çıktığı durumlarda elektronik yönetim kurulu sistemi ile anlık olarak kararlar alınabilecektir.
Ayrıca elektronik yönetim kurulu sisteminin kullanılması kurumsal yönetim kalitesinin artmasına, kurumsal yönetim düzeyimizin yükselmesine ve yabancı yatırımların ilgisinin artmasına önemli katkılar sağlayacaktır.
- Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Tescil
Yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hâllerde TTK’da veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır. Elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının da diğer yönetim kurulu kararları gibi yönetim kurulu karar defterine eklenmesi gerekmektedir. E-YKS sistemi toplantı neticesinde katılanların, oy kullananların, red ve kabul edenlerin gösterildiği elektronik imza sistem çıktısı sunmaktadır. Bazı üyelerin fiziken, bazı üyelerin ise e-YKS üzerinden katıldıkları toplantılarda hem fiziken katılan katılımcıların imzaladığı karar tutanağının hem de elektronik yönetim kurulu sistemi üzerinden katılan katılımcılara ilişkin elektronik imza çıktısının yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması gerekmektedir.
Yönetim kurulu kararlarının noter tarafından tasdiki yönetim kurulu kararlarında bulunan imzaların tasdiki niteliğinde olmadığı sadece yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfasında söz konusu kararın mevcut olduğunun tespit edilmesi niteliğinde olduğundan elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının noter tasdikine ilişkin özellikli bir durum mevcut değildir. Ticaret Odasına tescil edilecek kararların elektronik ortamda alınması durumunda, elektronik yönetim kurulu kararı çıktısında yer alacak barkot üzerinden ticaret sicil müdürlüklerinin yönetim kuruluna elektronik ortamda katılanların verdikleri oyları inceleme ve tespit etme imkanı olacaktır.
Yönetim kurulu kararı bütün üyeler tarafından elektronik ortamda imzalandığı takdirde, e-YKS sistemi üzerinden yönetim kurulu kararlarının merkezi doğrulama sistemine iletilmesi, noter tasdiki yapılmasına gerek kalmaksızın, tescil işlemlerinin yapılabilmesine imkan sağlamaktadır. Aynı şekilde merkezi doğrulama sistemine erişimi olan diğer kurumlara da merkezi doğrulama sistemi üzerinden elektronik ortamda alınan yönetim kurulu kararlarının iletilmesi mümkündür.
- Elektronik Yönetim Kurulunun, TTK 390/4 Uyarınca Dolaştırma Yöntemi Alınan Kararlardan Avantajları
Uygulamada bir çok şirketin elektronik yönetim kurulu sistemine geçmek yerine Türk Ticaret Kanunu’nun 390/4 maddesinde yer alan yönetim kurulu kararlarının fiziki katılım olmaksızın dolaştırma usulü ile alınması imkanına başvurduğu bilinmektedir.
Dolaştırma usulüyle alınacak yönetim kurulu karalarında (i) üyelerden hiç birinin toplantı yapılması isteminde bulunmaması, (ii) aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılması ve (iii) üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayının alınması gerekmektedir. Dolaştırma usulüne ilişkin sayılan koşulların sağlanması geçerlilik koşuludur. Bu koşulların her zaman sağlanamayacak olması elektronik yönetim kurulu sisteminin kullanılmasını bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkarmaktadır. Elektronik yönetim kurulu sisteminde, imzaya açılan bir kararın elektronik ortamda imzalanması ile karar alınabileceği gibi yönetim kurulu toplantıları elektronik ortamda çoklu ses ve görüntü aktarımı ile de gerçekleştirilebilecektir. Elektronik yönetim kurulu sisteminde toplantı yapılmaksızın imzaya açılan kararlar için TTK 390/4’üncü maddede sayılan dolaştırma usulüne ilişkin ilkelere uyulmasının gerekli olduğu kanısında olsak da sistem anlık ve ivedi şekilde yönetim kurulu toplantısının yapılması imkanı sağlayarak dolaştırma usulünün zorunlu tutuğu şartlar aranmaksızın yönetim kurulu kararı alınmasına imkan sağlamaktadır.
Dolaştırma usulünde alınacak bir karara ilişki olarak yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından fiziksel toplantı yapılması talebinde bulunulması durumunda ve/veya dolaştırma usulü ile karar alınmasında aranan nitelikli, üye tam sayısının çoğunluğu nisabının sağlanamadığı durumlarda, elektronik yönetim kurulu sistemi üzerinden üye tam sayısının çoğunluğu ile toplantı yapılıp ve toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile karar alabilir. Nitekim TTK 1527’inci maddede de elektronik yönetim kurulu toplantılarının yapıldığı durumlarda TTK’da veya esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanacağı açıkça belirtilmiştir.
Yani elektronik yönetim kurulu sistemi, şirketlere hem toplantı yapmaksızın elektronik ortamda imzaya açılan belgelerin imzalanması suretiyle dolaştırma usulünde karar alma imkanı hem de dolaştırma usulüne ilişkin fiziki toplantı talebi, nitelikli nisabın sağlanamaması gibi doğabilecek sorunları elektronik toplantı gerçekleştirerek aşma imkanı sunmaktadır.
Yönetim kurulu üyeleri tarafından toplantı talep edilmese veya nitelikli nisabın sağlanmasına ilişkin bir sorun çıkmasa dahi yönetim kurulu kararlarının fiziken dolaştırma yerine elektronik ortamda imzaya açılarak alınmasında şirketler için ciddi yararlar mevcuttur. Örneğin uygulamada bir kararın dolaştırılması aşamasında şirketin gizli bilgilerini içerebilecek kararlar şoförler, sekreterler, lojistik çalışanları gibi bir çok kişinin elinden geçmektedir. Bu durum şirket gizliliğini ihlal ettiği gibi zaman kaybına da yol açmaktadır.
Dolaştırma usulünde imzaların aynı kağıtta bulunmasının şart olmamasından hareketle, kararların üyelere elektronik ortamda gönderilmesi durumunda da şifrelenmemiş elektronik postaların güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması sorunu gündeme gelecektir. Ayrıca onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması gerektiğinden, yönetim kurulu üyelerince imzalanan kararların şirkete gönderilmesi sırasında aynı zaman kaybına ve gizlilik endişelerinin doğması engellenememektedir.
Elektronik yönetim kurulu sistemi ise fiziki toplantı yapmanın ve karar almanın doğurduğu bütün hukuki sonuçları doğurmasının yanı sıra, yönetim kurulu kararlarının toplantı yapılmaksızın imzaya açılması durumunda da, bilgi ve belgelerin gizli ve şifreli olarak anında yönetim kurulu üyeleri ile paylaşılmasına ve imzaya açılmasına imkan sağlamaktadır.
